本部
- 代表1名
- 副代表2名
- 会計
会全体の調整・新規会員との連絡など
名簿作成及び送付
- 名簿の作成・・・毎年6月に新メンバーの追加、次年度からの変更点や修正を加え作成
- 送付・・・完成した名簿をパソコンで受信、印刷し、メンバーへ送付（名簿に不備や変更点があるときの連絡方法と前年度会計報告（未受理の方のみ）を同封）
- 展覧会出品作品資料用紙（作成は目録係）は、送付係が約２ヶ月前に展覧会参加者へ送付。（記録係、会場係それぞれに送られるように住所氏名記入、切手貼付済の返信用封筒を2通同封）
- DMを参加者や広報係などに送付
ML管理
- 新規会員をMLに登録、退会希望者はMLから削除
DM作成及び送付
- 展覧会出品者確認、DMに名前を記載
- デザイン作成、印刷
- 出品者には広報用に20枚、それ以外の会員には1通ずつ送付。広報担当者には必要枚数を送付
- 京都展は会場掲示用にA2ポスター（×2枚）をデザイン、印刷
会場
- 会場確保・・・会場探しと申し込み
- 参加者募集・・・展覧会の会場確保ができた時点で場所と日程、会場の施設の様子等をMLでみんなに知らせ参加者募集
- 参加者集約・・・MLで参加表明者の集約と確認
- 今回の展覧会の担当者と作業日程をMLで周知、確認（ここからDM作成や記録係りの展覧会参加者へのデータ依頼等始めてもらう）
- 会場係打ち合わせ会・・・会場レイアウトの下準備等
- 必要備品の手配・・・衣桁、撞木、毛氈、展示台を借りる手配と返却の手配
- 会期中の当番決め
- 展示に必要な工具・備品の準備（ポスター、アイロン、工具、踏み台 芳名帳、筆記具）
- 搬出入に伴う準備・・・作品集荷、配送の手配、駐車の手配
- 京都展では・・・先生の講評の依頼、総会の場所、親睦会の場所、先生へのお礼等
＜ 参考にしてください京都展の場合（担当者より）＞
- 京都展は京都文化芸術会館で、日程はできるだけ造形大の卒業制作展に合わせるようにしています。こちらは申請に各自のポートフォリオが必要なので、その集約と申請はいつも最も家近の藤井さんが担当してくださっています。
- 会期中１台無料で駐車できます。駐車券は搬入日にまとめてもらっています。 前半と後半で交代も可能です。
宣伝・広報
- 展覧会期の２か月前に「染織情報α」に投稿
- 約1か月前に新聞社へ展覧会情報掲載を依頼・・・Some-Ori会活動内容＋DMを封書で郵送、さらに10日前くらいに電話でも再度依頼
- 京都芸大投稿 ・・・airUキャンパスの展覧会・イベント情報に投稿
- DM配布・・・美術館やギャラリー等においてもらう
＜ 参考にしてください京都展の場合（担当者より）＞
ＤＭを各新聞社に投稿
- 展覧会情報を載せてもらうように文化報道部に郵送（ソメオリ会活動内容紹介資料＋DM）
- 取材依頼用に社会報道部に郵送（ソメオリ会活動内容紹介資料＋DM）
〈掲載してもらえるコツ〉
DMは山ほど送られて来るので印象付けが重要。送付後必ず電話をする。担当者の名前を聞き出しておく。（次年度に担当者を指名して連絡できるメリットがあります）情報掲載の場合、確認の連絡が入るので、その時に画像の掲載も交渉してみる。京都新聞は情報掲載された場合、社会部に電話依頼すると取材される可能性も高い。NHKには当初３年間放送局に出向き取材依頼を試みたが門前払いを受けた経緯あり
DM配布
京都市美術館・国立近代美術館・府立文化芸術会館・西陣織会館・京都造形芸術大学・田中直染料店・金の羊・ギャラリー恵風・マロニエ・ギャラリーギャラリ・染の清流館・同時代ギャラリー等、染織の個展を開催することが多いギャラリーを中心に配布しています。その他、染織情報αに載っているギャラリーもおススメです。
目録・キャプション係
- 展覧会参加者へのデータ依頼用紙作成
→展覧会参加者への情報記入用紙のデータを作り、送付係にわたす。 - キャプション作成
- 目録作成
＜旧担当者作業メモ＞
- 目録は出品数にあわせて、割り当てデータ入力しA4で印刷。細かいのでB4で作ってA4で印刷していました。
- キャプション原稿は、A4に６人分を割り振り、レイアウトを決めます。６人の分割線は薄いグレーに。(カットした時に残った線が邪魔にならないように)
- 用紙はマット紙で印刷
パネルに貼るときの注意
- パネルは大きいので、先にA4より少し大きめに切ると扱いやすい。
- 台紙の糊面の先2～3㎝を先にはがし、マット紙を置き丁寧に貼っていく。
- カットしたキャプション台紙は、表面より裏面が少し小さくなるように上下カットすると見映えがよくなる。
作品撮影記録
- 展覧会期中に作品を写真撮影し記念誌作成の準備
- 記念誌準備のための写真データ管理（細川）